El valor comunicativo de todo texto se encuentra con dos clases de propiedades: superficiales y profundas. Las primeras son las que se notan a simple vista; nos referimos a la ortografía y el uso correcto de los signos de puntuación. Las segundas van más allá de lo que capta la mirada y hacen al escrito diferente de todos los demás:

• Adecuación: cada texto ha sido escrito para ser utilizado en un momento y con un fin determinados.
• Coherencia: las ideas de un escrito están enlazadas de manera lógica y ordenadas mediante los nexos y los signos de puntuación para permitir la comprensión.
• Cohesión: cualquier texto constituye una unidad con un principio, un desarrollo y una conclusión; pero al mismo tiempo, cada una de sus partes, así como los párrafos, son independientes entre sí.

A continuación se expone sucintamente cada uno de estos grupos de conocimientos que domina un hablante o un escritor. Además se explica qué es cada grupo y qué tipo de reglas incluye, ejemplificándose los puntos más importantes con un texto comentado.

Adecuación

Cualquier lengua presenta variaciones: todos los miembros de la comunidad lingüística no hablan ni escriben de la misma forma, tampoco utilizan la lengua del mismo modo en las diferentes situaciones comunicativas. Primeramente, cada persona puede escoger entre usar su variedad dialectal o el estándar. En segundo lugar, cada situación requiere el uso de un registro particular que está determinado por el tema del que hablamos o escribimos (general o específico), por el canal de comunicación (oral o escrito), por el propósito perseguido (por ejemplo, informar u convencer) y por la relación entre los interlocutores (formal o informal). Por ejemplo, si hablamos con un amigo de temas generales, posiblemente le diremos que nos duele la garganta; mientras que, si vamos al médico, nos diagnosticará una faringitis o laringitis. No utilizaremos las mismas frases o palabras si escribimos una carta a alguien o si le telefoneamos para decirle lo mismo. Si queremos informar a alguien seremos objetivos e imparciales; sin embargo, si lo que pretendemos es convencerle, seremos subjetivos y parciales. Estas elecciones tienen también implicaciones importantes: puede que algunas personas desconozcan qué es una faringitis o laringitis y los desconocidos podrían molestarse y pensar que somos unos maleducados si utilizamos expresiones vulgares.

La adecuación es la propiedad del texto que determina la variedad (dialectal/estándar) y el registro (general /específico, oral/escrito, objetivo/subjetivo y formal/informal) que hay que usar. Los escritores competentes son adecuados y conocen los recursos lingüísticos propios de cada situación. Saben cuándo hay que utilizar el estándar y también dominan los diferentes registros de la lengua (por lo menos los más usuales y los que tienen que usar más a menudo). Gregory y Carroll (1978) han estudiado este tema a fondo.

Coherencia

Hay informaciones relevantes, que son apropiadas para el texto, y otras irrelevantes, que son superfluas e innecesarias. Cuando hablamos y escribimos debemos saber discriminar estos dos tipos de informaciones. Por ejemplo, en un curriculum vitae elaborado para solicitar un trabajo de traductor, hay que incluir informaciones sobre el conocimiento de idiomas, sobre la experiencia laboral adquirida en este campo y otros afines, las obras traducidas, etc., pero no hace falta mencionar otras actividades laborales (camarero, vendedor de enciclopedias, ele.). Cuando hablamos coloquialmente y no se ordenan las informaciones de manera lógica y comprensible, se nos sugiere que hay que estructurar de una manera determinada las informaciones relevantes. Por ejemplo, en el caso del curriculum vitae se suelen dar primero los datos personales (nombres, direcciones, edad, etc.), después los títulos y los estudios (carreras, cursillos, etcétera), las experiencias laborales, las publicaciones, etc., y no sería coherente saltarse este orden, mezclando trabajos con estudios o publicaciones con títulos.

La coherencia es la propiedad del texto que selecciona la información (relevante/irrelevante) y organiza la estructura comunicativa de una manera determinada (introducción, apartados, conclusiones, etc.). Teun A. Van Dijk (1977 y 1978) ha propuesto la noción de macroestructura para caracterizar estos dos aspectos. La macroestructura de un texto es la “representación abstracta de la estructura global de su significado”. Es un tipo de esquema que contiene todas las informaciones del texto y las clasifica según su importancia y sus interrelaciones (gráficamente tiene forma de árbol con corchetes o flechas que se ramifican). Los escritores competentes dominan este tipo de estructuras y las utilizan para construir y organizar el significado del texto.

Cohesión

Las diferentes frases que componen un texto se conectan entre sí formando una densa red de relaciones. Los mecanismos que se utilizan para conectarlas se denominan formas de cohesión y pueden ser de distintos tipos: repeticiones o anáforas (la aparición recurrente de un mismo elemento en el texto, a través de la sinonimia, la pronominalización o la elipsis), relaciones semánticas entre palabras (antonimia, hiponimia), enlaces o conectores (entonación y puntuación, conjunciones) etc.

Así pues, la cohesión es la propiedad del texto que conecta las diferentes frases entre sí mediante las formas de cohesión. Estos mecanismos tienen la función de asegurar la interpretación de cada frase en relación con las demás y, en definitiva, asegurar la comprensión del significado global del texto. Sin formas de cohesión, el texto sería una lista inconexa de frases y la comunicación tendría grandes posibilidades de fracasar, puesto que el receptor debería conectar las frases por sí solo, sin ninguna indicación del emisor y con un elevado margen de error.